ศึกษาปัญหา

Free Web Hosting Provider - Web Hosting - E-commerce - High Speed Internet - Free Web Page

ในจุดเริ่มต้นของธุรกิจ ซึ่งมีคู่แข่งขันสูงจึงต้องพยายามหาวิธีการที่จะขายสินค้าให้ได้มากที่สุดดังนั้นจึงต้องเริ่มคิดได้แล้วว่าทำอย่างไรที่ จะทำให้ ขายสินค้าหรือผลิตภัณฑ์ให้ได้มากที่สุด ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างไร และสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าได้อย่างไร แม้กระทั่งในด้านการตั้งราคา และ การจัดจำหน่ายและการส่งเสริมการขาย ควรจะเริ่มพัฒนาโครงสร้างขององค์การของตนให้มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล คุณภาพ คุณค่า และบริการให้ ลูกค้าพึงพอใจได้อย่างไร และทำอย่างไรที่จะทำให้เกิดกำไร ขั้นสูงสุด องค์การต้องเผชิญตลาดและสิ่งแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว องค์กรจึงต้อง พยายาม สร้างความเจริญเติบโตและกำไรโดยพัฒนาธุรกิจ และขยายตัวธุรกิจออกไป ดังนั้นจึงต้องสร้างความสามารถที่เหนือ กว่าคู่แข่งสิ่งที่ต้องคำนึงถึง คือ ความพึงพอใจ ของลูกค้า กระบวนการทำงานขององค์กร การบริหารทรัพยากรต่างๆ ต้องมีการปรับปรุงกระบวนการขององค์กร และจัดสรรทรัพยากร และองค์กรให้ เหมาะสม และมีคุณภาพ ซึ่งก็เช่นเดียวกันกับธุรกิจนี้ที่ต้องการปรับปรุงองค์กรให้มีคุณภาพ และประสิทธิภาพในด้านการให้บริการ และการส่งเสริมการขาย ร้านขายหนังสือ การ์ตูนแห่งนี้ยังเป็นร้านที่ขายเพียงแต่หนังสือการ์ตูนหลายประเภทเป็นร้านที่ใหญ่พอสมควร ซึ่งตาม แต่ที่ลูกค้าต้องการจะอ่านแต่ถ้าบางเรื่องที่ลูกค้า ต้องการอ่าน แต่ทางร้านไม่มีทางร้านก็จะพยายามโทรสั่งเช็คสินค้าเพื่อ ที่ทางร้านจะได้ไม่เสียลูกค้า ทางร้านขายหนังสือจะเป็นร้านประเภทขายปลีก ในอนาคตคงจะเป็นร้านที่ ครบวงจรซึ่งจะ พัฒนาให้มีการขายหนังสืออีกหลายประเภทเพื่อให้เกิดความพอใจแก่ลูกค้า

การขยายของร้านในอนาคตเพื่อความฝันในอนาคตที่ดีกว่า จะเป็นร้านหนังสือครบวงจร เริ่มจากการขายหนังการ์ตูนในปัจจุบันคือมีหลายประเภทให้เลือกซื้อแล้ว ในอนาคตจะขยายโดยการ เอาหนังสือประเภทอื่นมาใส่ในร้าน เพื่อที่จะได้เป็นศูนย์กลางของหนังสือในประเทศที่น่าสนใจ อาจจะมีรูปแบบที่น่าสนใจอีกอย่างคือจะต่อเติม ร้านให้มีที่สำหรับอ่านหนังสือไป ด้วยและสถานให้ความบันเทิงครบวงจรโดยจะที่สำหรับทานของว่างไปด้วยและอ่านหนังสือไปด้วย แต่ปัจจุบัน นี้ต้องการที่จะนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วย พัฒนาเพื่อที่จะได้ให้งานตรงเป็นไปด้วยความรวดเร็ว
ข้อมูลพื้นฐานของร้าน NOK'S CARTOON ร้านขายการ์ตูนก่อตั้งโดยคุณสุคนธ์ทิพย์ มงคลเจริญ เริ่มก่อตั้งเมื่อวันที่ 3 ธันวาคม พ.ศ.2539 นับจากในอดีตจนถึงปัจจุบัน ก็เป็นเวลา 4 ปีโดยประมาณ โดยได้รับการโอนหุ้นทั้งหมดจากเพื่อน ซึ่งมีงานประจำทำอยู่แต่เพื่อไม่ให้เสียงานที่ตนเองทำจึงต้องเลือกอย่างใด อย่างหนึ่ง แต่ก่อนร้านยังเริ่มต้นกิจการอยู่จึงค่อนข้างที่จะเสี่ยงในการลงทุน ร้านการ์ตูนเพื่อนหนังสือจึงได้โอนกิจการเป็นของคุณสุคนธ์ทิพย์ทั้ง หมด เมื่อ วันที่ 3 ธันวาคม พุทธศักราช 2540 เปิดร้านในตอนแรกทุนเริ่มต้นในการก่อตั้ง 7 ล้านบาท ทำการขายการ์ตูนหลายประเภทด้วย กัน เช่น การ์ตูน Action, การ์ตูนแนววิทยาศาสตร์, การ์ตูนเกี่ยวกับเรื่อง ผี เช่น ขวัญผวา เป็นต้น และยังมีการ์ตูนแนวแฟนตาซี, การ์ตูน love story, การ์ตูนตลก, การ์ตูน,เกี่ยวกับกีฬา,การ์ตูนเกี่ยวกับการสืบสวนสอบสวน, การ์ตูนสำหรับเด็ก ชุดเรื่องสั้น เป็นต้นสำหรับราคาของหนังสือ จะมีหลายราคาด้วยกันขึ้นอยู่กับสำนักพิมพ์แล้วแต่ว่าอยู่ในช่วงที่ต้องการส่งเสริมการขายของสำนักพิมพ์ไหนต้องการทำยอดขายให้เหนือกว่าคู่ แข่ง คือสำนักพิมพ์อื่นก็จะมีหลายราคา เช่น เล่มประมาณ 50 หน้าก็จะมีราคา 20 บาท ถ้าประมาณ 150 หน้าก็จะมีราคาขึ้นมาอีกประมาณ 35 ถึง 40 บาทขึ้นอยู่กับคนเขียนเรื่องมาด้วย เช่นการ์ตูนที่เขียนโดย ไซโต้ จิโฮ ก็จะมีราคาที่สูงหน่อย เพราะคนเขียนค่อนข้างมีชื่อเสียง เรื่องจะ อยู่ในแนว โรแมนติกเกี่ยวกับความรัก สำหรับลูกค้าที่เป็นผู้หญิงค่อนข้างที่จะติดตาม เพราะชอบในเนื้อเรื่องและรูปภาพในการอ่านจึงทำให้ ราคาค่อนข้างสูง และทำยอดหนังสือได้สูงตามราคาด้วย และอีกประเภทที่ขายดีคือหนังสือที่เอามาสร้างเป็นการ์ตูนในโทรทัศน์ที่จะมีลูกค้า ติดตาม และต้องการที่จะรู้เรื่องก่อนที่จะมีในโทรทัศน์ทำให้ยอด จำหน่ายสูง เช่น slamdurk, คนเก่งทะลุโลก เป็นต้น
สถานที่ตั้งของร้าน บริษัทตั้งอยู่ที่ 307/93 ถ. ลำปาง-เด่นชัย ต.พระบาท อ.เมือง จ.ลำปาง 52000 Tel. (054)-351298
ลักษณะของหนังสือ จะแบ่งออกเป็นหลายประเภท เช่น การ์ตูน Action, การ์ตูนแนววิทยาศาสตร์, การ์ตูนเกี่ยวกับเรื่องผี เช่น ขวัญผวา เป็นต้น และ ยังมีการ์ตูนแนวแฟนตาซี, การ์ตูน love story, การ์ตูนตลก,การ์ตูน,เกี่ยวกับกีฬา,การ์ตูนเกี่ยวกับการสืบสวนสอบสวน,การ์ตูนสำหรับเด็กเป็นต้น
ราคาของหนังสือ จะขายตามราคาปกของหนังสือการ์ตูนจะมีส่วนลดให้เมื่อซื้อหนังสือเป็นจำนวน เงิน 1,000 บาทขึ้นไป
ร้านตั้งอยู่ที่ 307/93 ต.พระบาท อ.เมือง จ.ลำปาง 52000 มีตึกสำหรับขายหนังสือ หนึ่งหลัง และในหนึ่งหลังนี้จะมีสองชั้น ซึ่งภายในจะ ประกอบไปด้วยหนังสือการ์ตูน ของหลายสำนักพิมพ์ซึ่งแยกเป็นประเภทของหนังสือ สำหรับการสั่งซื้อหนังสือ จะสั่งซื้อโดยการสั่งซื้อจากสำนัก พิมพ์หมึกจีน, สำนักพิมพ์วิบูลย์กิจ, สำนักพิมพ์ KK Book เป็นต้น การสั่งซื้อหนังสือจะเช็คจากสต๊อคหนังสือ แล้วทำการโทรสั่งซื้อ สำหรับร้านการ์ตูนแห่งนี้มีพนักงานทั้งหมด 10 คน โดยการทำงานด้วย การช่วยเหลือกัน จะมีอยู่ที่ Counter 3 คน เพื่อทำการ ขายสินค้า และงานในการเช็คสินค้า อีก 2 คนเพื่อที่จะทำการสั่งซื้อสินค้า งานในด้านการบัญชีอีก 3 คน และสำหรับการบรรจุหีบห่อ และให้คำ แนะนำเกี่ยวกับการ์ตูนต่าง ๆ อีก 2 คน ร้านการ์ตูนมีงานต่างๆ คือ งานขาย งานเจ้าหนี้ งานสั่งซื้อ งานเช็คสต๊อคสินค้า งานจัดซื้อ งานการขาย เป็นต้น สำหรับงานการขายจะมีงานขายปลีก จะพิมพ์บิลเงินสดโดยจะตัดสต๊อคในคลังหนังสืออัตโนมัติ งานสินค้าคงคลัง เพื่อช่วยใน การควบคุมปริมาณของสินค้า เพื่อลดโอกาสการสูญเสียลูกค้า เพราะสินค้าหมด หรือสินค้ามากเกินไปจนขายไม่หมด รายละเอียดค้างจ่ายงาน เจ้าหนี้ เพื่อบริหารเงินในส่วนของการชำระหนี้ต่อผู้ขายงาน ระบบงานส่วนใหญ่ไม่ได้พัฒนาให้ทันสมัยขึ้นมา เพราะทางร้านได้กำไรพอที่จะ ประคองตัวอยู่ได้ซึ่งเมื่อเปิดร้านใหม่ยังใช้วิธีแบบ Manual คือการประเมินผลด้วยมือ เช่นในการออกบิล การเช็คสต๊อคหนังสือ การสั่งซื้อ การขาย การเช็คเรื่องรายรับ - รายจ่าย แต่ปัจจุบันซึ่งผ่านมาได้ 4 ปีแล้ว ทางร้านได้มีการขยายตัวคือมีคนมาซื้อหนังสือเพิ่มมากขึ้นทำให้เกิด ความล่าช้าในการทำงาน เช่น บางครั้งหนังสือไม่พอขาย เพราะความล่าช้าในการเช็คสต๊อคจึงทำให้เกิดปัญหาขึ้นในเรื่องของความล่าช้าและ ความถูกต้อง จึงมีความคิดที่จะนำคอมพิวเตอร์มาใช้กับบริษัทอย่างจริงจัง เพราะได้ไปบริษัทผู้ผลิตหนังสือการ์ตูนได้นำคอมพิวเตอร์เข้ามา ช่วยในงาน และทำการขายได้รวดเร็วในการออกบิล หรือคิดส่วนลด เมื่อเห็นประสิทธิภาพการทำงานจึงมีความคิดที่จะนำเข้ามาใช้ เพื่อจะได้ ช่วยทำให้งานที่ทำมีประสิทธิภาพมากขึ้น และรวดเร็วขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเกี่ยวกับเรื่องของการทำเอกสาร การคำนวณรายรับ - รายจ่าย การเช็คสั่งซื้อ - การขายหนังสือ เมื่อได้ดูการทำงานและสำรวจเกี่ยวกับร้านหนังสือถึงลักษณะการทำงานของพนักงานแล้ว ส่วนที่เห็นว่าน่า จะนำระบบมาช่วยอย่างรีบด่วนจะเกี่ยวกับเรื่องของสินค้าที่สินค้าไม่พอขาย หรือบางทีมีมากเกินความจำเป็น ความล่าช้าในการออกบิลเกี่ยวกับ สินค้า ระบบรายงานยังใช้เครื่องคิดเลขในการคำนวณ บวก ลบ คูณ หาร และเครื่องพิมพ์ดีดเป็นตัวการสำคัญในการพิมพ์รายงานต่าง ๆ เช่น เงินเดือน การคำนวณส่วนลด มีปัญหาการคำนวณผิด เกิดความไม่ถูกต้องบ่อยครั้งในการเช็คสต๊อคสินค้าทางด้านคุณสุคนธ์ทิพย์ ยังไม่ มีความรู้มากนักในการพัฒนาระบบว่าควรจะเป็นอย่างไรที่จะทำให้งานไม่เกิดความผิดพลาด ซึ่งทางร้านไม่เคยนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามา ช่วยในงานเลย คุณสุคนธ์ทิพย์ จึงได้ตัดสินใจจ้างคุณมณทา มาวางระบบ ศึกษาปัญหา วิเคราะห์ ออกแบบ เขียนโปรแกรม และบำรุงรักษา มาศึกษาว่าจะมีแนวทางที่จะต้องทำอย่างไรต่อไป

กำหนดหัวเรื่องของปัญหา (Subject) ส่วนงานทางการเช็คยอดสินค้า ซึ่งส่งผลกระทบต่อเนื่องไปในเรื่องของรายรับและรายจ่าย การขายและการสั่งซื้อ ทำงานผิดพลาด ล่าช้า และขาดประสิทธิภาพการพิมพ์รายงาน ผิดพลาด ล่าช้าเรื่องของการเช็คสต๊อคหนังสือเช็คยอดผิดในการตรวจนับเนื่องจากสาเหตุเพราะคลังมี หนังสือมากทำให้เกิดความผิดพลาดในการเช็คยอด จึงก่อให้เกิดปัญหาในการขาดเกินของหนังสือ หนังสือขาดทำให้เสียโอกาสในการขาย และหาก หนังสือเกินมามากจะทำให้ทุนที่ลงทุนไปจมไม่งอกเงยเรื่องของการเช็คสต๊อคหนังสือเช็คยอดผิดในการตรวจนับเนื่องจากสาเหตุ เพราะคลังมีหนัง สือมากทำให้เกิดความผิดพลาดในการเช็คยอด จึงก่อให้เกิดปัญหาในการขาดเกินของหนังสือ หนังสือขาดทำให้เสียโอกาสในการขาย และหากหนัง สือเกินมามากจะทำให้ทุนที่ลงทุนไปจมไม่งอกเงย
กำหนดขอบเขตของปัญหา (Scope) * การคิดเงินในระบบ Manual ที่ไม่ได้ใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วย * การทำงานล่าช้าและขาดประสิทธิภาพ * มีความล่าช้าในเรื่องของการเช็คสต๊อคหนังสือ * มีความล่าช้าในการบันทึกรายรับ-รายจ่าย * มีความล่าช้าในการออกบิลรับของ - สั่งของ *มีความล่าช้าในการเช็คยอดชำระหนี้ * สรุปยอดซื้อ ยอดขายล่าช้า * ไม่สามารถเรียกดูรายงานได้ * สิ้นเดือนสรุปการซื้อ-การขาย รายรับ-รายจ่าย ล่าช้า
กำหนดวัตถุประสงค์ของการศึกษา(Objective) * ศึกษาเพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น * ศึกษาเพื่อจะทำให้การคิดเงินในแต่ละครั้งรวดเร็วและมีความถูกต้องมากขึ้น โดยไม่ต้องเสียเวลารอ * ศึกษาเพื่อความถูกต้อง และแม่นยำในการเช็คสต๊อก อันจะเป็นผลในการนำไปอ้างอิงกับทางสำนักพิมพ์ได้เมื่อมีปัญหาหรือคิดยอดเงินรวม * ศึกษาเพื่อหาวิธีที่สามารถจะใช้คำนวณผลทางบัญชีได้รวดเร็ว สะดวกสบายมากขึ้น โดยที่ทางร้านไม่ต้องจ้างพนักงานที่มีความรู้ทางด้านบัญชีมาโดยตรงก็ได้ * ศึกษาเพื่อหาแนวทางในการทำให้หนังสือภายในร้านขายได้จำนวนมากที่สุด ซึ่งให้รายได้เพิ่มขึ้น * ศึกษาเพื่อทำรายงานได้ทันตามต้องการ รวมทั้งสรุปยอดซื้อ ยอดขายได้รวดเร็ว

การซื้อหนังสือ - บางครั้งในการเช็คหนังสือไม่สามารถซื้อหนังสือได้ตรงตามความต้องการบางครั้งก็ขาดบางครั้งก็เกินความต้องการ - ในการซื้อหนังสือไม่ทราบแน่นอนว่าสมควรจะซื้อหนังสือได้หรือยังเนื่องจากการเช็คยอดหนังสือที่ผิดพลาด - เมื่อซื้อหนังสือแล้วเมื่อต้องการดูใบเสร็จอีกครั้งหรือใบสั่งซื้อมีการสูญหายก่อให้เกิดความล่าช้าในการออกใบสั่งซื้อใหม่
การขายหนังสือ - ในการขายหนังสือ บันทึกยอดขายที่ขายเป็นเอกสารบางครั้งถ้าเอกสารบางฉบับหายก็ทำให้ไม่สามารถเช็คได้ - การเช็คยอดหนังสือ ที่คงเหลือจากการขายในแต่ละครั้งถ้าทำในแต่ละวันเช็คได้ช้าเพราะแต่ละวันลูกค้าเข้าร้านมาก จะเช็คได้อีกที่ก็ต่อเมื่อปิดร้านถ้าเมื่อหนังสือไม่พอขายก็ทำให้เกิดผลเสียในการเสียโอกาสทางการขาย แทนที่จะขาย หนังสือได้มากกว่านั้น ก็ขายได้เท่าจำนวนมีหนังสือคงเหลืออยู่ไม่พอกับความต้องการของลูกค้า
รายงานการสั่งซื้อ - มีเอกสารในการสั่งซื้อมากเมื่อค้นหารายงานการสั่งซื้อในทุกสิ้นเดือนเกิดขึ้นด้วยความยากลำบากเพราะต้องค้นจากเอกสาร การสั่งซื้อทำให้เกิดความล่าช้า - เมื่อต้องการรายงานการสั่งซื้อเป็นไปได้ช้าต้องเสียเวลาในการค้นหา และรวบรวมกว่าจะได้รายงานมาในแต่ละครั้ง
รายงานการขาย - เมื่อต้องการเอกสารเกี่ยวกับการขายเพื่อประกอบการตัดสินใจในการซื้อหนังสือในแต่ละครั้งเป็นไปด้วยความล่าช้า - แสดงรายงานในการขายในแต่ละวันช้าทำให้มีปัญหาในการสั่งซื้อหนังสือ
การออกรายงาน - เป็นไปด้วยความล่าช้าเมื่อผู้บริหารต้องการรายงานสรุปต่าง ๆ - เกิดความผิดพลาดสูงในการออกรายงาน - ต้องนำเอกสารหลายอย่างมาประกอบเข้าด้วยกันทำให้ต้องเสียเวลาในการค้นหา - การออกรายงานเกิดความผิดพลาดถ้าเอกสารชิ้นใดชิ้นหนึ่งผิดก็จะทำให้รายงานที่ออกผิดพลาดตามไปด้วย
เกี่ยวกับหนังสือ - เรื่องของการเช็คสต๊อคหนังสือเช็คยอดผิดในการตรวจนับเนื่องจากสาเหตุเพราะคลังมีหนังสือมากทำให้เกิดความ ผิดพลาดในการเช็คยอด จึงก่อให้เกิดปัญหาในการขาดเกินของหนังสือ หนังสือขาดทำให้เสียโอกาสในการขาย และ หากหนังสือเกินมามากจะทำให้ทุนที่ลงทุนไปจมไม่งอกเงย
การชำระหนี้ - ความจำเป็นทำให้ใช้ทรัพยากรไม่คุ้มค่าไม่มีประสิทธิภาพงบประมาณเกินความจำเป็นบางครั้งอาจทำให้ขั้นตอนใน การปรับปรุงงานในด้านต่าง ๆ การแก้ไขหรือการเพิ่มข้อมูล หรือยอดในการชำระหนี้ยุ่งยาก เพราะต้องเอาเอกสารหลาย ๆ ฉบับที่ทำการสั่งซื้อ หรือ การขายหนังสือมาประกอบในการปรับปรุงเพื่อหายอดค้างชำระหนี้

เนื่องจากข้อมูลถูกเก็บในเอกสาร เมื่อต้องการเอกสารเพื่อช่วยการตัดสินใจอย่างรีบด่วน ต้องเสียเวลาในการค้นหา และเอกสารมีมากเกินความจำเป็น ความผิดพลาดในการนำเสนอข้อมูลเกิดความผิดพลาดได้ง่าย เมื่อต้องการเอกสารเพื่อมาคำนวณ ก็ต้องนำเอกสารหลาย ๆ ชิ้นมาประกอบกันทำให้เกิดความสับสนในการคำนวณในแต่ละครั้ง พื้นที่ในการเก็บเอกสารมาก แทนที่จะ สามารถนำพื้นที่ส่วนที่เก็บเอกสารไปทำประโยชน์อย่างอื่นได้ ก็นำมาเก็บเอกสาร เมื่อนำคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยจะทำให้ประหยัดพื้น ที่ในการเก็บเอกสาร และสามารถออกรายงานได้เร็ว สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็วทันทีทันที่ผู้บริหารต้องการ
การตรวจสอบข้อมูลทำได้ยากเพราะต้องค้นหาเอารายงานหลายฉบับมาประกอบ เข้าด้วยกันทำให้ข้อมูลที่ต้อง การเป็นไปด้วยความยุ่งยาก แต่เมื่อนำคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วย ด้วยระบบ LAN สามารถที่จะดึงข้อมูลจากที่เก็บข้อมูลออกมาได้ง่าย โดยจัดพนักงานคนละเครื่อง และเชื่อมศูนย์ข้อมูลเข้าด้วยกันให้พนักงานดึงข้อมูลออกมาได้อย่างรวดเร็ว และยังสามารถตรวจสอบ ข้อมูลขั้นพื้นฐานได้ ตรวจสอบได้ด้วยความรวดเร็วทันต่อความต้องการและไม่เสียเวลาในการค้นหาเอกสารมาประกอบการออกรายงาน
เมื่อผู้บริหารต้องการเอกสารรายงานประกอบการตัดสินใจเพื่อตัดสินใจในการบริหารของร้าน ต้องเสียเวลาที่ทำ ให้พนักงานหลายคนมาช่วยกันสรุปรายงาน แต่ถ้านำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ ผู้บริหารสามารถถึงข้อมูลมาใช้ได้โดยไม่ต้องผ่านพนัก งาน และยังไม่เสียเวลางานอื่น ๆ ของพนักงานที่ต้องมาช่วยกันสรุปรายงานให้ผู้บริหาร
ในการแก้ไขเอกสาร เช่น รายการสินค้าที่ทำการสั่งซื้อผิดก็ต้องทำการแก้ไข ซึ่งทำให้เกิดการลบ ขีดฆ่า หรือ ถ้าหนักกว่าต้องทำเอกสารใหม่ขึ้นมาเนื่องจากเกิดความผิดพลาดมากเกินกว่าที่จะแก้ไขได้ ก็ย่อมทำให้เสียเวลาทำให้เกิดความยุ่งยาก อาจเกิดผลกระทบกับความปลอดภัยของงาน หรือการทำเอกสารขึ้นมาใหม่มาแทนของเดิม ทำให้ยุ่งยาก ไม่เป็นระเบียบ มีความ ผิดพลาดสูง แต่เมื่อนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการทำงานจะทำให้มีความปลอดภัยมากขึ้นในการทำงาน เพราะสามารถทำ Password เพื่อการเข้าถึงข้อมูล เพื่อทำให้เกิดความปลอดภัยสำหรับข้อมูลที่เป็นความลับในแต่ละระดับ และในการแก้ไชหรือ ปรับปรุงเกี่ยวกับงานเป็นไปได้ง่าย และรวดเร็ว ไม่เสียเวลาในการลบ หรือขีดฆ่า และทำให้รวดเร็วในการแก้ไข ข้อมูลที่ได้รับเกิด ความผิดพลาดน้อย ถ้าผิดพลาดก็ คือการใส่ข้อมูลผิดจึงทำให้การแก้ไขผิดพลาดไป และงานเป็นไปด้วยความรวดเร็ว และคล่องตัว ทำให้ไม่ต้องเสียโอกาสในการดำเนินการต่าง ๆ ของร้าน เอกสารที่เกี่ยวข้องกับงาน ถ้านำคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในงานจะทำให้ เอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานลดน้อยลง เกิดความเป็นระเบียบ และรวดเร็วในการค้นหาข้อมูล ทำให้งานคล่องตัวสูงขึ้น