ศึกษาความเหมาะสม

Free Web Hosting Provider - Web Hosting - E-commerce - High Speed Internet - Free Web Page

เพื่อให้การวิเคราะห์ระบบงานมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผลมากขึ้น และเพื่อความเข้าใจถึงสภาพความเป็นจริงในส่วนของงานต่างๆ และโดยเฉพาะในส่วนงานในฝ่ายต่างๆ ของร้าน ซึ่งมีปัญหาที่จะต้องศึกษา ทางบริษัท จึงได้ทำการนัดสัมภาษณ์ คุณสุคนธ์ทิพย์ มงคลเจริญ เจ้าของ กิจการเพื่อสัมภาษณ์เกี่ยวกับระบบการทำงานต่างๆ ของร้าน โดยการสัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้องโดยตรงที่จะทำให้นักพัฒนาระบบได้เข้าไปหาข้อมูลอื่นๆ ที่จะต้องเข้าไปศึกษาในอนาคต โดยบริษัทได้ส่ง คุณมณทา หัวหน้าฝ่ายวางระบบ เข้าไปศึกษาความเป็นไปได้ที่จะนำมาพัฒนาระบบดังกล่าว เริ่มสัมภาษณ์… มณทา : สวัสดีค่ะ ดิฉันชื่อมณทา ดิฉันได้รับมอบหมายจากบริษัท YN ให้มาข้อมูลเพื่อนำไปพัฒนาระบบ จากคุณสุคนธ์ทิพย์ ไม่ทราบว่าคุณสุคนธ์ทิพย์ พอที่จะมีเวลาว่างพอที่จะคุยกับดิฉันสักครึ่งชั่วโมงได้ไหมค่ะ ขอโทษนะคะที่รบกวนเวลาการทำงานของคุณค่ะ สุคนธ์ทิพย์ : ได้สิค่ะ ด้วยความยินดีค่ะ เพื่อที่ว่าทางของเราจะได้นำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการแบ่งเบาและเพื่อความ สะดวกสบายในการทำงานของร้านเรา และช่วยให้ร้านทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น มณทา : ค่ะ ขอบคุณมากค่ะ ก่อนอื่นดิฉันต้องขอทำความเข้าใจกับคุณก่อนนะค่ะว่าข้อมูลครั้งนี้ เป็นเพียงการศึกษาหาสภาพความ เป็นจริงของร้านหนังสือของคุณสุคนธ์ทิพย์เท่านั้น เพื่อให้แน่ใจว่าการวิเคราะห์ของเราจะได้ตรงประเด็นและไม่ผิดทางที่คุณสุคนธ์ทิพย์ต้อง การ คุณสุคนธ์ทิพย์ทำตัวตามสบายนะค่ะ และขอให้คุณสุคนธ์ทิพย์บอกเกี่ยวกับความเป็นจริงของร้านอย่างละเอียดด้วยนะค่ะ ไม่ต้องกลัวนะค่ะ ว่าทางเราจะนำระบบงานของคุณไปขายให้กับร้านอื่นต่อ พวกเรามาทำงานตรงนี้แล้วย่อมที่จะเห็นองค์การแต่ละองค์การมีความสำคัญ เราเห็น ว่างานทุกงานที่เรารับทำนั้น เป็นความลับของลูกค้า พวกเรามาเพื่อช่วยลูกค้าให้มีระบบงานที่เหมาะสมกับงาน สุคนธ์ทิพย์ : ดิฉันเข้าใจค่ะ ดิฉันยินดีจะให้รายละเอียด เกี่ยวกับสิ่งที่ต้องการอย่างละเอียดเท่าที่จะสามารถบอกได้ และถ้าสุดความ สามารถที่จะบอกคุณได้ ดิฉันจะไปถามผู้ที่เกี่ยวกับงานที่คุณต้องทราบให้ค่ะ ดิฉันให้ความร่วมมือเต็มที่ เพื่อประสิทธิภาพในการทำงานของทา งร้านมณทา : ร้านหนังสือของคุณได้จัดแบ่งหนังสือออกเป็นลักษณะอย่างไร สุคนธ์ทิพย์ : ก็จะจัดแยกหนังสือออกเป็นประเภท ๆ นะค่ะ เช่น การ์ตูน Action, การ์ตูนแนววิทยาศาสตร์, การ์ตูนเกี่ยวกับเรื่องผี เช่น ขวัญผวา เป็นต้น และยังมีการ์ตูนแนวแฟนตาซี, การ์ตูน love story, การ์ตูนตลก, การ์ตูน,เกี่ยวกับกีฬา,การ์ตูนเกี่ยวกับการสืบสวนสอบ สวน, การ์ตูนสำหรับเด็ก ซึ่งลักษณะของร้านเดี๋ยวดิฉันขอเอากระดาษก่อนนะค่ะดิฉันจะวาดผังการจัดทำหนังสือให้คุณได้เห็น นะค่ะเพื่อว่า คุณจะได้เห็นภาพที่ชัดขึ้น มณทา : แล้ววันหนึ่ง ๆ คนเข้าประมาณเท่าไหร่พอจะทราบไหมค่ะ สุคนธ์ทิพย์ : ถ้าประมาณก็ประมาณ ซัก 300 คนได้ มณทา : ทางร้านมีลูกค้าในการซื้อหนังสือกี่ประเภทค่ะ สุคนธ์ทิพย์ : สำหรับร้านจะมีลูกค้าประเภทเดียวเพราะทางร้านจะขายสินค้าด้วยเงินสด มณทา : แล้วทางร้านมีส่วนลดหรือสิทธิพิเศษอะไรให้แก่ลูกค้าหรือเปล่าค่ะ สุคนธ์ทิพย์ : มีค่ะ ถ้าซื้อหนังสือ 1,000 บาทขึ้นไปจะมีส่วนลดให้ 5 % สาเหตุที่ไม่มีการขายเชื่อเพราะเมื่อให้เครดิตแก่ลูกหนี้ไปแล้วทางร้าน ก่อให้หนี้สูญเป็นจำนวนมาก จึงไม่คุ้มค่าที่จะทำขายเชื่อหรือให้เครดิตในการชำระเงิน มณทา : การสั่งซื้อสินค้าคุณสั่งซื้อสินค้าจากที่ไหนบ้างค่ะ สุคนธ์ทิพย์ : สำหรับการสั่งซื้อหนังสือ จะสั่งซื้อโดยการสั่งซื้อจากสำนักพิมพ์หมึก จีน, สำนักพิมพ์วิบูลย์กิจ, สำนักพิมพ์ KK Book เป็นต้น มณทา : คุณทราบได้อย่างไรว่าเมื่อใดทางร้านควรจะสั่งซื้อหรือสินค้าที่ขายไม่พอขายต้องทำการสั่งซื้อ สุคนธ์ทิพย์ : การสั่งซื้อหนังสือจะเช็คจากสต๊อคก่อนแล้วจึงสามารถทำการสั่งซื้อได้ ซึ่งทำให้เกิดความล่าช้าเพราะต้องเสียเวลาในการเช็คสต๊อคหนังสือ มณทา : การบริหารงานของคุณเป็นอย่างไร สุคนธ์ทิพย์ : การบริหารงานจะมีดิฉันเป็นผู้บริหาร และจะมีพนักงานอีก 10 คนที่ช่วยกันทำงานในร้าน จะมีอยู่ที่ Counter 3 คน เพื่อ ทำการขายสินค้า และงานในการเช็คสินค้า อีก 2 คนเพื่อที่จะทำการสั่งซื้อสินค้า งานในด้านการบัญชีอีก 3 คน และสำหรับการบรรจุหีบห่อ และให้ คำแนะนำเกี่ยวกับการ์ตูนต่าง ๆ อีก 2 คน มณทา : ไม่ทราบว่าระบบงานนเดิมของคุณเป็นอย่างไรค่ะ สุคนธ์ทิพย์ : ระบบงานยังใช้วิธีแบบ Manual คือการประเมินผลด้วยมือ เช่นในการออกบิล การเช็คสต๊อคหนังสือ การสั่งซื้อ การขาย แต่ปัจจุบันซึ่งผ่านมาได้ 4 ปีแล้ว ทางร้านได้มีการขยายตัวคือมีคนมาซื้อหนังสือเพิ่มมากขึ้นทำให้เกิดความล่าช้าในการทำงาน เช่น บางครั้งหนังสือ ไม่พอขาย เพราะความล่าช้าในการเช็คสต๊อคจึงทำให้เกิดปัญหาขึ้นในเรื่องของความล่าช้าและความถูกต้อง ของพนักงานที่เช็คสินค้าแล้ว ยังเกิดความ ผิดพลาดในการสรุปผลรายงาน เพราะทางร้านต้องใช้เอกสารหลายฉบับใช้ในการออกผลสรุปรายงานในแต่ละงาน เช่น การสรุปผลการขาย และการ สรุปผลการซื้อสินค้าในแต่ละครั้ง การออกบิลเกี่ยวกับสินค้า ระบบรายงานยังใช้เครื่องคิดเลขในการคำนวณ บวก ลบ คูณ หาร และเครื่องพิมพ์ดีด เป็นตัวการสำคัญในการพิมพ์รายงานต่าง ๆ การคำนวณ เงินเดือน การคำนวณส่วนลด มีปัญหาการคำนวณผิด เกิดความไม่ถูกต้องบ่อยครั้งในการเช็ค สต๊อคสินค้า ทำให้บางครั้งก็ซื้อสินค้าขาด บางทีก็ซื้อสินค้าเกิน มณทา : ปัญหาที่เกิดขึ้นในร้านของคุณโดยทั่วไปแล้วประสบกับปัญหาอะไรบ้างคะ สุคนธ์ทิพย์ : จะเป็นงานเกี่ยวกับการเช็คยอดสินค้า ซึ่งส่งผลกระทบต่อเนื่องไปในเรื่องของรายรับและรายจ่าย การขายและการสั่งซื้อ ทำงานผิดพลาด ล่าช้า และขาดประสิทธิภาพการพิมพ์รายงาน ผิดพลาด ล่าช้าเรื่องของการเช็คสต๊อคหนังสือเช็คยอดผิดในการตรวจนับเนื่องจาก สาเหตุเพราะคลังมีหนังสือมากทำให้เกิดความผิดพลาดในการเช็คยอด จึงก่อให้เกิดปัญหาในการขาดเกินของหนังสือ หนังสือขาดทำให้เสียโอกาส ในการขาย และหากหนังสือเกินมามากจะทำให้ทุนที่ลงทุนไปจมไม่งอกเงยเรื่องของการเช็คสต๊อคหนังสือเช็คยอดผิดในการตรวจนับเนื่องจากสาเ หตุเพราะคลังมีหนังสือมากทำให้เกิดความผิดพลาดในการเช็คยอด จึงก่อให้เกิดปัญหาในการขาดเกินของหนังสือ หนังสือขาดทำให้เสียโอกาสใน การขาย และหากหนังสือเกินมามากจะทำให้ทุนที่ลงทุนไปจมไม่งอกเงย มีแฟ้มที่ใช้มากเกินความจำเป็นก่อให้เกิดความล่าช้าในการค้นหาข้อมูลที่ ต้องการมณทา : ขอบเขตของปัญหาที่เกิดขึ้นกับบริษัทของคุณเป็นอย่างไร สุคนธ์ทิพย์ : การทำงานล่าช้าและขาดประสิทธิภาพ มีความล่าช้าในเรื่องของการเช็คสต๊อคหนังสือ มีความล่าช้า มีความล่าช้าในการ ออกบิลรับของ สั่งของ มีความล่าช้าในการเช็คยอดชำระหนี้ สรุปยอดซื้อ ยอดขายล่าช้า สรุปยอดการรับสินค้าในแต่ละครั้งที่ทางสำนักพิมพ์ ส่งมาออกมาเป็นรายยงานได้ สิ้นเดือนสรุปการซื้อ-การขาย ล่าช้า มณทา : การขายหนังสือในร้านมีขั้นตอนการขายอย่างไรบ้างคะ สุคนธ์ทิพย์ : ขั้นตอนการขายหนังสือในร้าน คือ ก่อนอื่นจะมีลูกค้าเข้าในร้าน แล้วทำการเลือกหนังสือการ์ตูนที่ต้องการซื้อ แล้วนำมา ให้พนักงานคิดเงินคิดราคาสินค้า มณทา : ทางร้านคิดราคาหนังสืออย่างไรบ้างคะ สุคนธ์ทิพย์ : ทางร้านได้ทำการคิดราคาค่าหนังสือการ์ตูนโดยขายตามราคาบนปกหนังสือ และหากลูกค้าซื้อหนังสือครบ 1000 บาท ขึ้นไป ก็จะมีส่วนลดให้ 5 % มณทา : ในการขายสินค้าทีใบเสร็จให้ลูกค้าไหมคะ สุคนธ์ทิพย์ : มีค่ะ ซึ่งใบเสร็จจะเป็นบิลใบเสร็จที่สำเร็จรูป โดยทางร้านจะใช้การเขียนและมีฉบับ Copy เก็บไว้ด้วยเพื่ออ้างอิง มณทา : ค่ะ แล้วมีการบันทึกการขายของแต่ละวันไหมคะ สุคนธ์ทิพย์ : มีค่ะ ในแต่ละวันทางร้านของเราจะมีการทำบันทึกการขายว่าวันนั้นได้ขายสินค้าอะไรไปบ้าง เป็นจำนวนเท่าใด มณทา : แล้วมีการทำรายงานสรุปอะไรบ้างคะ สุคนธ์ทิพย์ : ค่ะ ทางร้านได้มีการทำรายงานสรุปเกี่ยวกับการขายในแต่ละวันนะคะ เมื่อครบ 1 เดือน ทางร้านจะทำการเช็คยอดรวม เพื่อทำบันทึกยอดขายประจำเดือนเพื่อเช็คยอดสต๊อก ว่าเป็นอย่างไรบ้าง มณทา : ไม่ทราบว่ามีปัยหาในเรื่องการทำรายงานสรุปต่างๆ บ้างไหมคะ สุคนธ์ทิพย์ : มีค่ะ คือการทำรายงานสรุปต่าง ๆ จะทำได้ล่าช้ามาก เพราะต้องสรุปจากใบเสร็จที่ขายได้ โดยจะต้องมีการเช็คทีละใบ ทำให้เวลาเช็คต้องใช้เวลามาก และอาจเกิดการผิดพลาดได้ง่าย มณทา : แล้วมีปัญหาอื่นๆ อีกไหมคะ สุคนธ์ทิพย์ : มีค่ะ คือการคิดเงินของทางร้านจะทำได้ช้ามาก เนื่องจากทางร้านได้ใช้เครื่องคิดเลขในการคิดเงิน และปัญหาในเรื่อง ของเอกสาร เมื่อมีการเช็คสต็อกสินค้า ซึ่งต้องใช้เวลานานในการเช็คยอด มณทา : ในส่วนของการจัดซื้อสินค้าของทางร้านนั้นมีขั้นตอนการสั่งซื้ออย่างไรบ้างคะ สุคนธ์ทิพย์ : ทางร้านจะทำการสั่ง order หนังสือไปยังสำนักพิมพ์ต่างๆ โดยสำนักพิมพ์จะทำการส่งรายชื่อหน้งสือการ์ตูนมาให้ กับทางร้านเพื่อให้ทางร้านส่ง order ไป จากนั้นทางสำนักพิมพ์ก็จะทำการส่งหนังสือการ์ตูนมาให้ ซึ่งบางครั้งจะใช้วิธีการโทรศัพท์สั่งด้วย มณทา : ในการรับสินค้าเข้ามาในร้านนั้น มีปัญหาไหมคะในการเพิ่มจำนวนในสต็อก สุคนธ์ทิพย์: มีค่ะ คือในการรับสินค้าเข้ามาในสต็อกนั้น ทางร้านจะต้องทำการเช็คสินค้าก่อนว่าครบ และตรงตามความต้องการหรือ ไม่ ซึ่งจะใช้เวลานานในการนับจำนวน และบางครั้งก็นับผิดนับถูกจนทำให้ล่าช้าไปด้วย มณทา : แล้วการเช็คสต็อกสินค้า มีปัญหาบ้างไหมคะ สุคนธ์ทิพย์ : มีค่ะ คือในการเช็คสต็อกสินค้าจะต้องเช็คจากการนับ และยอดที่ได้ออกมานั้นจะต้องตรงกับยอดสินค้าคงเหลือที่ได้จาก รายงานสรุปการขายด้วย ซึ่งบางครั้งจะต้องใช้เวลานานมาก และผิดพลาด มณทา : ในแต่ละวันที่เช็คยอดสินค้าแล้วมีการบันทึกเก็บไว้ไหม สุคนธ์ทิพย์ : ค่ะ เราจะทำการเก็บยอดสินค้าในแต่ละครั้งไว้ในแฟ้มเก็บเอกสาร มณทา : ในส่วนของการสั่งซื้อมีการเก็บเอกสารไว้ไหมคะ สุคนธ์ทิพย์ : มีค่ะ ทางร้านจะเก็บเอกสารไว้เพื่อเช็คยอดสินค้าที่ทางร้านได้สั่งซื้อไปและจำนวนเงินที่ทางร้านจะต้องจ่ายกับทางสำนัก พิมพ์ หรือเช็คยอดเจ้าหนี้ และจะทำการเก็บไว้อย่างน้อย 2 ปี จึงจะเอาทิ้ง มณทา : ในส่วนของการกรอกเอกสารการสั่งซื้อมีข้อผิดพลาดบ้างไหม และส่วนใหญ่เป็นเรื่องเกี่ยวกับอะไร สุคนธ์ทิพย์ : มีค่ะ ในการสั่งซื้อทางร้านได้ทำการเขียนรายชื่อหนังสือการ์ตูนส่งไปให้ทางสำนักพิมพ์ ซึ่งในการเขียนในแต่ละครั้งอาจ จะผิดพลาดบ้างในเรื่องของตัวเลขหรือชื่อหนังสือและที่สำคัญล่าช้าด้วย และ ทางร้านจะต้องทำการ Copy ไว้เพื่อเช็คสินค้าด้วย มณทา : แล้วมีปัญหาอื่นอีกไหมคะในการจัดซื้อ สุคนธ์ทิพย์ : ก็มีค่ะ ส่วนมากจะเป็นเรื่องเอกสารมากกว่า และการเช็คสินค้าคงเหลือ มณทา : คุณมีอะไรเพิ่มเติมอีกไหมค่ะ สุคนธ์ทิพย์ : ดิฉันคิดว่าคงไม่มีแล้วค่ะ เพราะเกี่ยวกับเรื่องที่สำคัญดิฉันได้บอกรายละเอียดเกี่ยวกับ ร้านหนังสือให้คุณฟังหมดแล้วค่ะ ดิฉันหวังว่าสิ่งที่ดิฉันบอกคุณคงมีประโยชน์ในการพัฒนาร้านของเราต่อไปน่ะคะ มณทา า : ค่ะ คุณให้ข้อมูลได้ดีมากค่ะ และถ้ามีโอกาสดิฉันกับทีมงานจะมาขอข้อมูลจากคุณโดยละเอียดอีกครั้งหนึ่ง แต่ต้องรอให้เรา พิจารณาก่อนว่าจะมีแนวทางในการพัฒนาต่อไปอย่างไรบ้าง สุคนธ์ทิพย์ : ยินดีเสมอค่ะ ดิฉันเต็มใจที่จะให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ ที่คุณต้องการและขอต้อนรับเสมอค่ะ มณทา : ข้อมูลที่คุณให้มามีประโยชน์ต่อการพัฒนาระบบมากค่ะ ทางเราจะนำไปพิจารณา และศึกษาหาวิธีที่ดีที่สุด และจะสรุปผลให้ ทราบอีกครั้งนะคะ และโอกาสหน้าเราจะมาขอรบกวนขอข้อมูลอีกครั้งนะคะ ขอบคุณมากค่ะ สุคนธ์ทิพย์ : ค่ะ ขอบคุณมากเช่นเดียวกันค่ะ

การซื้อหนังสือ - ทำการประมวลผลว่าหนังสือที่ขาดมีอะไรบ้าง - ดึงข้อมูลหนังสือเพื่อทำการตรวจว่าหนังสือใดขาด - ทำการออกใบสั่งซื้อ

การขายหนังสือ - ทำการใส่ข้อมูลเกี่ยวกับหนังสือที่ขาย - เมื่อนำเอกสารเกี่ยวกับหนังสือไปเช็คส่งไปยังพนักงานขาย - พนักงานจะตรวจดูรายละเอียดของส่วนลด - ทำการทำเอกสารเกี่ยวกับการขาย

รายงานเกี่ยวกับการขาย -รายงานจะได้มาจากการขายหนังสือเมื่อออกใบเสร็จแล้วจะสรุปเป็นรายงานเกี่ยวกับการขาย

รายงานเกี่ยวกับการซื้อ -รายงานได้มา จากการสั่งซื้อหนังสือ แล้วนำเอกสารการสั่งซื้อมาสรุปเป็นรายงานเกี่ยวกับการซื้อ

การรับหนังสือ - ทำการใส่รหัสใบสั่งซื้อ - นำเอกสารไปกับเช็คหนังสือ - รับหนังสือ

การชำระหนี้ - ทำการใส่รหัสการรับสินค้า - ตรวจสอบการค้างชำระหนี้ - นำเอกสารใบเบิกเงินเพื่อชำระหนี้

การยกเลิก - ทำการใส่รหัสใบเสร็จที่ต้องการยกเลิก - เช็คว่ารายการนี้เราต้องการยกเลิกหรือไม่ - ทำการยกเลิก

รายงานการขายสินค้า - การทำรายงานการขายสินค้า จะนำมาจากแฟ้มขาย เพื่อทำสรุปยอดขายของแต่ละวัน แต่ละเดือน และแต่ละปี

รายงานสินค้าคงคลัง - รายงสนสินค้าคงคลังนั้น ทางร้านจะนำมาจากแฟ้มหนังสือ ซึ่งจะเป็นข้อมูลเกี่ยวกับหนั้งสือการ์ตูนทั้งหมด ที่มีภายในร้าน ซึ่งมีความยุ่งยากมากในการทำ และใช้เวลานานในการทำรายงาน

รายงานการสั่งซื้อสินค้า และรายงานการรับสินค้า - รายงานการสั่งซื้อสินค้า จะนำมาจากข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า และการรับสินค้าก็จะเป็นรายงานว่าได้รับสินค้าอะไรเข้ามาในร้านบ้างจำนวนเท่าใด

รายงานการชำระหนี้ - รายงานการชำระหนี้ได้มาจากการรับหนังสือแล้วค้างชำระหนี้ไว้

อธิบายขั้นตอนการดำเนินงานในรูปตาราง 1. ส่วนอธิบายกระบวนการที่มีการทำงานเกิดขึ้น 2. ขั้นตอน โดยละเอียดของงานในกระบวนการนั้น

ตารางแสดงกระบวนการ

การสั่งซื้อหนังสือ - ทำการตรวจเช็คหนังสือว่ามีหนังสือเหลืออยู่เท่าไร - ทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มหนังสือ - รับเอกสารเกี่ยวกับหนังสือ - นำเอกสารนั้นไปทำการการสั่งซื้อ - คำนวณราคา - รับใบสั่งของเพื่อรอรับเมื่อหนังสือมาส่ง

การขายหนังสือ - ตรวจสอบจำนวนหนังสือว่าเหลืออยู่เท่าไร - ทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มหนังสือ - คำนวณราคา และส่วนลด - ทำการบันทึกการขายหนังสือ - ออกใบเสร็จให้แก่ลูกค้า

การรับหนังสือ - เช็คดูที่ใบสั่งซื้อ - เช็คหนังสือ - บันทึกการรับหนังสือตามใบสั่งซื้อ

การชำระหนี้ - ดึงข้อมูลจากใบรับ - ตรวจสอบยอดค้างชำระ - บันทึกการชำระหนี้

รายงานเกี่ยวกับการสั่งซื้อ - ดึงข้อมูลจากการซื้อหนังสือในแต่ละครั้ง - รวบรวมรายละเอียดการสั่งซื้อ - ทำการสรุปรายงานเกี่ยวกับการสั่งซื้อหนังสือ - จัดพิมพ์รายงานสรุปการซื้อ

รายงานเกี่ยวกับการขาย - ดึงข้อมูลจากการขายหนังสือในแต่ละครั้ง - รวบรวมรายละเอียดเกี่ยวกับการขาย - ทำการสรุปรายงานเกี่ยวกับการขายหนังสือ - จัดพิมพ์รายงานสรุปการขาย

รายงานการรับหนังสือ - ดึงข้อมูลจากใบรับหนังสือ - รวบรวมรายละเอียดเกี่ยวกับการรับ - ทำการสรุปเกี่ยวกับการรับ - จัดพิมพ์รายงานสรุปการรับ

รายงานการชำระหนี้ - ดึงข้อมูลจากใบเสร็จชำระหนี้ -รวบรวมข้อมูลหนี้ค้างชำระ - จัดพิมพ์รายงานสรุปยอดค้างชำระ

จากการศึกษา โดยเริ่มจากการทำความเข้าใจปัญหา สัมภาษณ์เพื่อหาสภาพความเป็นจริง ศึกษาข้อมูล และเอกสารเบื้องต้น จนถึงขั้นตอนการทำงาน ทำให้ทีมผู้วิเคราะห์สามารถสรุปหัวเรื่อง ขอบเขต และเป้าหมาย ว่าเป็นไปในทิศทางเดียวกับที่ตั้งใจศึกษาใน ตอนแรกหรือไม่สรุปได้ดังนี้ จากข้อมูลที่ทำให้ทีมพัฒนามองเห็นลักษณะของระบบอย่างกว้าง ๆ และเข้าใจปัญหาสาเหตุของปัญหา รวมถึง การหาวิธีที่จะมาแก้ปัญหาได้หลาย ๆ ทางสำหรับหัวเรื่องของปัญหายังคงเหมือนเดิม คือ ส่วนงานผลตอบแทนทำงานผิดพลาด ล่าช้าและ ขาดประสิทธิภาพทำให้งานไม่ได้ประสิทธิผล เพราะการจัดทำเอกสารใช้วิธีการพิมพ์เอกสารใหม่ด้วยเครื่องพิมพ์ดีด ทำให้เกิดความล่าช้า เพราะถ้าเอกสารแต่ละแผ่นถ้ามีลักษณะเหมือนกันก็ต้องพิมพ์ใหม่ทีละแผ่น จึงทำให้เกิดความล่าช้าและทำให้เกิดความผิดพลาดได้ง่าย แล ะข้อมูลยังได้ช้าไม่ทันต่อความต้องการ เช่น หนังสือหมดกว่าจะรู้ก็คือหมดไปแล้ว จึงทำให้เสียโอกาสในการทำเงินเข้าร้าน หรือ หนังสือ มีมากเกินเพราะการเช็คสต๊อคผิดพลาดทำให้เงินทุนที่ลงไปจมไปกับหนังสือที่มีมากเกิน ส่วนขอบเขต และวัตถุประสงค์มิได้เปลี่ยนแปลง เพราะหัวเรื่องของปัญหายังคงเหมือนเดิม ทำให้ขอบเขตว่าลักษณะปัญห าครอบคลุมเรื่องใดยังเป็นไปในแนวเดิม ส่วนสิ่งที่คาดหวังหลังจากได้รับการพัฒนายังเป็นเช่นเดิม จึงไม่จำเป็นต้องนำขอบเขต และเป้าห มาย มาเขียนใหม่

ทางเลือกในการแก้ปัญหา

ทางเลือกที่ 1 - ปรับปรุงบุคลากร โดยคัดเลือกพนักงานที่มีคุณภาพ ตรงกับวัตถุประสงค์ 30 Percent ผลตอบแทนที่คาดการณ์ได้ 190,000 บาทต่อปี ประสิทธิภาพการทำงานดีขึ้น 20 Percent เวลาที่ใช้ในการปรับปรุง 1 เดือน ต้นทุนรวม 90,000 บาท ข้อดี : ทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ข้อเสีย : ความล่าช้าถึงแม้พนักงานจะมีประสิทธิภาพเพียงใดแต่ก็ยังมีความล่าช้า - เพราะต้องมีความละเอียดรอบคอบ เช่นในการเช็คสต๊อคหนังสือก็ต้องอาศัยความละเอียดในการเช็ค เพราะถ้า เช็คผิดอาจจะทำให้หนังสือขาด หรืออาจทำให้หนังสือเกินจะทำให้หนังสือคงเหลือในสต๊อคเพิ่มขึ้น ผลที่คาดว่าจะได้รับ : การทำงานเร็วขึ้นกว่าเดิม

ทางเลือกที่ 2 - ปรับปรุงบุคลากรคือคัดคนที่มีความถนัดทางด้านคอมพิวเตอร์ และมีความชำนาญในการใช้งาน และซื้อ Computer มาช่วยงานพิมพ์ เพื่อลดปัญหาการพิมพ์ และการคำนวณ เช่น การใช้โปรแกรมสำเร็จรูป Excel ซึ่งสามารถเก็บข้อมูลที่เกี่ยวกับหนัง สือในสต๊อค, ลูกค้า, การออกบิลต่าง ๆ ตรงกับวัตถุประสงค์ 45 Percent ผลตอบแทนที่คาดการณ์ได้ 240,000 บาทต่อปี ประสิทธิภาพการทำงานดีขึ้น 40 Percent เวลาที่ใช้ในการปรับปรุง 1 เดือน ต้นทุนรวม 85,000 บาท ข้อดี : ทำงานได้รวดเร็วขึ้น ข้อเสีย : ไม่ตรงกับต้องนำมาประยุกต์ใช้กับงานที่ต้องการเพื่อให้ได้ตามที่ต้องการ ผลที่คาดว่าจะได้รับ : - ทำงานได้ เร็วขึ้นกว่าเดิม - สะดวกในการออกใบเสร็จ

ทางเลือกที่ 3 - พัฒนาระบบด้วยคอมพิวเตอร์ โดยจ้างบริษัทภายนอกมาพัฒนาระบบ ทำโดยการจ้างบริษัท Yn จำกัด ซึ่งเป็นบริษัท ที่มีความชำนาญในการวางระบบให้ โดยให้บริษัทมาศึกษาระบบการทำงานของร้าน โดยละเอียด ศึกษาความเป็นไปได้ที่จะพัฒนาระบบ โดยการศึกษาระบบเดิมเพื่อที่จะทำการออกแบบระบบใหม่ รวมทั้งทำการพัฒนา และการติดตั้งระบบใหม่ แต่ว่าการทำงานหรือบริหา รงานยังเหมือนเดิม เพียงแต่มีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ ในการพัฒนาระบบให้ดีมีประสิทธิภาพในการทำงานต่างๆ ทั้งการเก็บข้อมูล การประมวลผล รวมทั้งการทำรายงานต่างๆ ซึ่งระบบนี้จะเป็นของร้านเราเอง โดยจะมีการอบรมการใช้งาน และมีคู่มือการใช้งานให้อ่า นอย่างสมบูรณ์ มีการอบรมพนักงานให้สามารถใช้คอมพิวเตอร์ในด้านอื่น ๆ เป็น เช่น การใช้ Microsoft Excel , Microsoft wo rd ฯลฯ รวมทั้งระบบสื่อสารทางอินเทอร์เน็ตด้วย - สำหรับราคา Software ที่บริษัท Yn จำกัด รัรบวางระบบของร้านนั้น เป็น เงิน 50,000 บาท โดยระบบนี้เป็นร ะบบที่ไม่ค่อยใหญ่เป็นแค่ระบบซื้อขายธรรมดา โดยใช้กับงานเครือข่าย Workstation 2 เครื่อง ตรงกับวัตถุประสงค์ที่วางไว้ 95 Percent ผลตอบแทนที่คาดการณ์ไว้ 500,000 บาทต่อปี ประสิทธิภาพในการทำงานดีขึ้น 90 Percent เวลาที่ใช้ในการปรับปรุง 2 เดือน ต้นทุนต่อปี 100,000 บาทต่อปี ต้นทุนรวมเริ่มต้น 200,000 บาท ข้อดี : เป็นระบบที่ตรงตามความต้องการของทางร้านอย่างแท้จริง สามารถทำให้การทำงานทำได้ดีมีประสิทธิภาพและ มีประสิทธิผลมากขึ้น ทำงานได้รวดเร็ว สะดวกขึ้น หากเครื่องมีปัญหาสามารถแก้ปัญหาได้จากคู่มือ หรือทางบริษั ทที่รับจ้างวางระบบ ข้อมูลของบริษัทเป็นความลับ ได้รับผลตอบแทนที่น่าจะคุ้มกับการที่ลงทุนไป ข้อเสีย : เสียค่าใช้จ่ายในการว่าจ้างค่อนข้างสูง ผลที่คาดว่าจะได้รับ : - ทำงานได้มีประสิทธิภาพ - ทำงานเร็วขึ้น - ตรงกับความต้องการที่ทางร้านต้องการ

-จากการตัดสินใจเลือก ทางเลือกที่บริษัท Yn จำกัด ได้เสนอมาให้กับเจ้าของร้านตัดสินใจ ซึ่งผลสรุปออกมาว่าเลือกทางเลือกที่ 3 คือ การพัฒนาระบบงานด้วยคอมพิวเตอร์โดยการจ้างบริษัทภายนอก ทางร้านตกลงจ้างบริษัท Yn ในการวางและพัฒนาระบบ โดยให้ทาง บริษัท Yn มาทำการพูดคุยกับทางร้านเพื่อหาข้อมูลเกี่ยวกับระบบการทำงานของร้าน NOK'S CARTOON เพื่อการพัฒนาระบบใหม่เพื่อ ให้ทราบการทำงานว่าเป็นอย่างไร โดยการพูดคุยกับพนักงานภายในร้านรวมถึงเจ้าของกิจการ เพื่อให้ทราบความต้องการให้มีระบบ ว่าต้องการ ระบบอย่างไร และการศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมจากเอกสารต่างๆ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ชัดเจนขึ้น โดยมีรายละเอียดดังนี้

ระยะเวลา 3 เดือน - เดือนแรก ศึกษาปัญหา ศึกษาความเป็นไปได้ ศึกษาระบบเดิม - หนึ่งเดือนครึ่ง ออกแบบระบบใหม่ ติดตั้ง พัฒนาโปรแกรม และทดสอบ - ครึ่งเดือนสุดท้าย ฝึกใช้งานจริง จัดฝึกอบรม และปรับปรุงเพิ่มเติม

ค่าใช้จ่ายเริ่มต้น ค่าวางระบบ และพัฒนาโปรแกรม 6,000 เครื่องคอมพิวเตอร์ 2 เครื่อง เครื่องละ 25,000 50,000 Printer 2 เครื่อง เครื่องละ 6,800 13,600 อุปกรณ์เครือข่าย 25,000 UPS 5,000 รวม 99,600

ผู้รับจ้างพัฒนาระบบ บริษัท Yn จำกัด 25/4 ถ.เหมืองหิต ซ.1 ต.ในเวียง อ.เมือง จ.แพร่ 54000 Tel.(054) 625726 Fax 844325

ผู้ว่าจ้าง ร้าน NOK'S CARTOON 307/93 หมู่บ้านสันติภาพ ต.พระบาท อ.เมือง จ.ลำปาง 52000 Tel.(054)351298 Fax 445544

ส่วนงานและผู้เกี่ยวข้อง ส่วนงานระบบซื้อ และระบบขาย คือส่วนที่ได้รับพัฒนา คุณสุคนธ์ทิพย์ มงคลเจริญ เจ้าของกิจการ คุณมณทา ใจดี หัวหน้าฝ่ายวางระบบบริษัท Yn จำกัด ผู้ทำสัญญาและรับผิดชอบโครงการ พนักงานในร้าน พนักงานที่ทำงานในส่วนต่างๆ ภายในร้าน

ข้อตกลงเบื้องต้นที่ควรมีในระบบงาน อาจเปลี่ยนแปลงได้ เพราะต้องพิจารณาจากการออกแบบระบบใหม่อีกครั้ง

การปรับปรุงแก้ไขข้อมูล - รับข้อมูลสินค้า มาปรับปรุงข้อมูลรายการอัตโนมัติ - รับข้อมูลการขายมาปรับปรุงการขาย สินค้าคงเหลืออัตโนมัติ - ปรับปรุงแก้ไขข้อมูลต่างๆ ได้ง่าย เช่น ข้อมูลสินค้า สต๊อก - นำข้อมูลต่างๆ ที่ต้องการทราบมาแสดงบนจอภาพและครื่องพิมพ์ได้ - สามารถแสดงรายงานต่างๆ ได้

ข้อกำหนดเพิ่มเติมที่มีให้กับโปรแกรม - มีระบบสำรองข้อมูล - สามารถดูรายละเอียดการเข้าใช้ได้ - รายงานทุกรายงานควรแสดงผลทางจอภาพ และเครื่องพิมพ์ได้ - มีปุ่ม function ช่วยให้การใช้งานสะดวกรวดเร็ว - มี Screen Saver และ help เบื้องต้นในการใช้งานโปรแกรม

รายงาน 1.รายงานการสั่งซื้อ -รายงานการสั่งซื้อตามใบเสร็จ -รายงานการสั่งซื้อตามวัน -รายงานการสั่งซื้อตามเดือน -รายงานการสั่งซื้อตามปี 2.รายงานการขาย -รายงานการขายตามใบเสร็จ -รายงานการขายตามวัน -รายงานการขายตามเดือน -รายงานการขายตามปี -รายงานสินค้าขายดี 10 อันดับตามวัน -รายงานสินค้าขายดี 10 อันดับตามเดือน -รายงานสินค้าขายดี 10 อันดับตามปี 3.รายงานรับสินค้า -รายงานการรับสินค้าตามใบรับสินค้า -รายงานการรับสินค้าตามช่วงเวลา 4.รายงานสินค้า -รายงานรายละเอียดสินค้า -รายงานสินค้าค้างรับ -รายงานสินค้าถึงจุดสั่งซื้อ 5.รายงานการชำระหนี้ -รายงานหนี้ค้างชำระ -รายงานหนี้ชำระแล้ว -รายงานหนี้ครบกำหนดชำระ 6.รายงานพนักงาน -รายงานรายละเอียดพนักงาน -รายงานเงินเดือนพนักงาน

รายงานสรุป 1.รายงานสรุปยอดขายสินค้า 2.รายงานสรุปยอดสั่งซื้อสินค้า 3.รายงานสรุปยอดรับสินค้า 4.รายงานสรุปสินค้าถึงจุดสั่งซื้อ 5.รายงานสรุปยอดเจ้าหนี้

เอกสารที่ประกอบการจัดทำระบบ 1.คู่มือการใช้ 2.คู่มือการบำรุงรักษา การสำรองข้อมูล และการรักษาความปลอดภัย 3.คู่มือการพัฒนาระบบ สำหรับผู้พัฒนาโปรแกรม 4.คู่มือการฝึกอบรม 5.คู่มือการพัฒนาระะบบ สำหรับผู้พัฒนาระบบต่อไป