4.1 จัดทำคู่มือ (Documentation) |
คู่มือการใช้ ระบบนี้เป็นระบบการซื้อขายหนังสือการ์ตูน ซึ่งจัดว่าเป้นระบบงานซื้อขาย โดยระบบนี้ประกอบไปด้วย โปรแกรมขาย โปรแกรมการสั่งซื้อสินค้า โปรแกรมการปรับปรุงแฟ้มข้อมูลต่าง ๆ โปรแกรมการรับสินค้า โปรแกรมเกี่ยวกับสินค้า โปรแกรมการ ส่งคืนโดยในระบบนี้จะมีรายงานให้ผู้ใช้ดูได้ตามความต้องการด้วย วิธีการใช้ระบบมีดังนี้ 1.เข้าสู่โปรแกรม Dos และพิมพ์คำว่า menu ลงไป 2.เมื่อเข้าสู่โปรแกรมแล้ว จะมีการถาม Login user : Password : ผู้ใช้ต้องกรอก Password และ User name ให้ถูกต้องจึงจะสามารถเข้าสู่ระบบได้ 3.เมื่อใส่ Password ถูกหมดแล้ว ก็จะเข้าสู่เมนู ซึ่งเป็นหน้าจอแรกของการเข้าสู่ระบบการทำงานระบบซื้อขาย ดังเมนูนี้ ตัวเลือกย่อยของเมนูประกอบด้วย - งานเมนูหลัก ประกอบด้วย 1.การสั่งซื้อสินค้า 2.การรับสินค้า 3.การขายสินค้า 4.การเพิ่มสินค้าใหม่ 5.การจ่ายชำระหนี้ 6.การยกเลิก - ปรับปรุง ประกอบด้วย 1.การเพิ่ม 2.การลบ 3.การแก้ไข 4.Browse 5.Sort - รายงาน ประกอบด้วย 1.รายงานการสั่งซื้อสินค้า 2.รายงานการขายสินค้า 3.รายงานการรับสินค้า 4.รายงานสินค้า 5.รายงานการชำระหนี้ 6.รายงานพนักงาน 7.REPORT - รายงานสรุป ประกอบด้วย 1.รายงานสรุปยอดขายสินค้า 2.รายงานสรุปยอดสั่งซื้อสินค้า 3.รายงานสรุปยอดรับสินค้า 4.รายงานสรุปสินค้าถึงจุดสั่งซื้อ 5.รายงานสรุปยอดเจ้าหนี้ - ระบบ ประกอบด้วย 1.เกี่ยวกับ HELP>> 2.SCREEN SAVER 3.SCURITY 4.Log File 5.Color 6.Dos Shell 7.BACKUP 8.SOURCE 4.จากนั้น เมื่อผู้ใช้งานโปรแกรมไหนก็สามารถเลือกใช้ได้เลย ตามความต้องการใช้ของผู้ใช้ 5.เมื่อผู้ใช้ต้องการออกจากโปรแกรม สามารถทำได้ 2 วิธี คือ 5.1.การกด ESC 5.2.การเลือกไปที่ออกจากโปรแกรม โดยการกด ENTER 6.จากนั้นโปรแกรมก็จะทำการออกจากโปรแกรมให้ทันที - เมื่อผู้ใช้ไม่ต้องการออกจากโปรแกรม แต่ยังไม่ต้องการใช้โปรแกรมในขณะนั้น ผู้ใช้ควรเลือกที่ SCREEN SAVER เพื่อทำให้เครื่องรู้สึกมีการทำงานอยู่ตลอดเวลา ซึ่งเป็นการป้องกันปัญหาเครื่อง Hang ได้ คู่มือการบำรุงรักษา การสำรอง และการรักษาความปลอดภัย การบำรุงรักษาโปรแกรม คือ - การที่เมื่อผู้ใช้ไม่ได้ใช้โปรแกรมควรแสด SCREEN SAVER ขึ้นมา เพื่อรักษาเครื่องเสมือนเครื่องทำงานอยู่ - ควรมีการเช็คโปรแกรมอยู่เสมอว่ามี error หรือไม่ มีข้อผิดพลาดอะไรบ้างเพื่อที่จะได้นำมาแก้ไขก่อนที่จะทำให้ระบบพังมากกว่านี้ - ในการใช้โปรแกรมควรใช้อย่างถูกต้อง ไม่ทำให้โปรแกรมเกิดการ Hang ขึ้นบ่อยๆ เพราะอาจจะส่งผลกระทบต่อโปรแกรมได้ - ควรมีการสำรองโปรแกรมไว้เสมอ เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นได้ - เครื่องคอมพิวเตอร์ควรมีเครื่องสำรองไฟด้วย เพื่อป้องกันปัญหาที่เกิดจากไฟดับ การสำรองแฟ้มต่างๆ - ควรจะมีการ Backup ข้อมูลต่าง ๆ อยู่เสมอ - ไม่ควรปล่อยให้มีข้อมูลในแฟ้มจนมากเกินไป ควรมีการสำรองไว้ในหลายหลายที่ และเคลียร์ File อยู่เสมอ การรักษาความปลอดภัยทาง Hardware - มีการล๊อคประตูอย่างแน่นหนา เพื่อป้องการโจรกรรม - มีเครื่องสำรองไฟ เพื่อป้องกันการ Hang ของเครื่องเมื่อเกิดไฟดับ - มีการเช็คอุปกรณ์ รวมทั้งสายไฟอยู่เสมอ - ตำแหน่งในการวางเครื่องคอมพิวเตอร์อากาศไม่ควรร้อนมาก ควรเป็นจะที่อากาศถ่ายเทได้สะดวก - มีระบบป้องกันกระแสไฟ้ฟ้ากระชาก การรักษาความปลอดภัยทาง Software - ในการเข้าใช้โปรแกรม จะต้องมีการถาม Password อยู่เสมอ - เมื่อเราหยุดใช้เครื่องชั่วคราวและมีการเปิด Screen Saver ควรมีกี่ถาม Password ด้วยเมื่อต้องการจะกลับไปทำงานต่อ เพื่อป้องกันการล่วงล้ำข้อมูล - ควรมีการ Back up โปรแกรมด้วย คู่มือการพัฒนาระบบ สำหรับพัฒนาโปรแกรม เมื่อผู้ใช้ต้องการนำโปรแกรมไปแก้ ผู้ใช้จะต้องไปศึกษา Data Flow เสียก่อน แล้วศึกษา File Structure ด้วยเพื่อจะได้ทราบ ว่าระบบนี้เป็นเช่นไร มีแฟ้มอะไรบ้างมีทิศทางการไหลเข้าออกของโปรแกรมเป็นอย่างไร จากนั้นก็จึงไปดูที่ที่ Source Program ซึ่งในระบบ นี้จะประกอบด้วย Source Program ทั้งหมด 6 Program คือ 1.main.prg เป็นโปรแกรมเกี่ยวกับงานหลัก 2.report.prg เป็นโปรแกรมเกี่ยวกับรายงานต่าง 3.update.prg เป็นโปรแกรมเกี่ยวกับการเพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูล 4.sub.prg เป็นโปรแกรมเกี่ยวกับตัวเลือกย่อยต่างๆ 5.system.prg เป็นโปรแกรมเกี่ยวกับระบบ ซึ่งประกอบด้วย function ต่างๆ 6.system2.prg เป็นโปรแกรมเกี่ยวกับ Function ต่างๆ ที่มีใช้ในโปรแกรม 7.menu.prg เป็นโปรแกรมที่เกี่ยวกับเมนู การพัฒนาระบบ ประกอบด้วย 1.ทำความเข้าใจกับปัญหาเดิม (Problem Recognition หรือ Problem definition) 1.1.สรุปลักษณะองค์กรจากผู้บริหาร (Executive summary) 1.2.แนะนำลักษณะของปัญหาโดยทั่วไป (Problem specification) -กำหนดหัวเรื่องของปัญหา -กำหนดขอบเขตของปัญหา -กำหนดวัตถุประสงค์ของการศึกษา 1.3.แสดงส่วนที่ก่อให้เกิดปัญหา และที่เกี่ยวข้องกับปัญหา และที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล (Relation of Problem and Data) 1.4.อธิบายหลักการและเหตุผลในการแก้ปัญหา (Guiding for Basic solution) 2.การศึกษาความเหมาะสม และความเป็นไปได้ที่จะพัฒนาระบบ (Feasibility Study) 2.1.การสัมภาษณ์ หาสภาพความเป็นจริง 2.2.ศึกษาจากข้อมูลและรายงานเอกสาร ว่าเกิดขึ้นได้อย่างไร 2.3.ศึกษาขั้นตอนการดำเนินงานของระบบ 2.4.ทบทวนและสรุปหัวเรื่อง ขอบเขต และเป้าหมาย 2.5.นำเสนอข้อสรุป วิธีการ เวลา ต้นทุน และผลตอบแทนของตัวเลือก 2.6.จัดทำเอกสารสรุปเกี่ยวกับแผนพัฒนาระบบใหม่ 3.ทำความเข้าใจระบบที่ใช้อยู่เดิม (Understing existing system) 3.1.คำอธิบาบทั่วไปเกี่ยวกับระบบที่ถูกใช้อยู่ -ข้อมูลนำเข้า -ขั้นตอนการทำงาน -ระบบการสินค้า -บุคคลากร -ทรัพยากรในองค์การ -Input และ Output Screen -ฐานะทางการเงิน -ฯลฯ 3.2.เอกสาร (Document of Existing system) -บทสัมภาษณ์ -ข้อมูลต่างๆ -แผนผังเอกสาร -แผนผังการไหลเวียนของข้อมูล -แผนผังงาน -แผนผังองค์กร 3.3.ข้อดีของระบบที่ใช้อยู่ 3.4.ข้อเสียของระบบที่ใช้อยู่ 4.ออกแบบระบบใหม่ (System design) 4.1.อธิบายข้อมูลนำเข้า 4.2.อธิบายข้อมูลนำออก 4.3.อธิบายถึงการประมวลผล 4.4.อธิบาย File Structure 4.5.อธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูล 4.6.อธิบายเกี่ยวกับเมนู 4.7.อธิบายการไหลของเอกสาร 5.การพัฒนาระบบ (System Construction) 5.1.การเขียนโปรแกรม 5.2.การทดสอบโปรแกรม 5.3.การจัดทำคู่มือ 5.4.การจัดการฝึกอบรม 6.การติดตั้งระบบใหม่ หรือนำมาใช้จริง (Install) 6.1.ป้อนข้อมูล 6.2.เริ่มใช้งาน 7.การบำรุงรักษาระบบ (System Maintenance)
4.2ฝึกอบรม (Training)
- คู่มือการฝึกอบรม 1.เรียกโปรแกรม menu1 ขึ้นมา 2.ใส่ Login user และ Password เข้าไปให้ถูกต้อง 3.เมื่อต้องการบันทึกการขายสินค้า ให้ทำการเลือกตัวเลือกที่การขายสินค้าในงานหลัก จากนั้นทำการใส่รหัสสินค้า จำนวนสินค้าที่ขายได้ เพื่อเครื่องจะได้ทำการเก็บข้อมูลและทำการคำนวณ จากนั้นจะมีการถามว่าทำการ Print หรือไม่ ก็ให้ตอบ ตามความต้องการของผู้ใช้ ในส่วนของการสั่งสินค้าก็เช่นเดียวกัน โดยถ้าเราจำข้อมูลไม่ได้ เราสามารถใช้ F3 เพื่อดึงข้อมูลขึ้น มาได้โดยอัตโนมัติ 4.เมื่อต้องการที่จะทำงานใดในงานหลักก็ให้เลือกในโปรแกรมนั้นเลย จากนั้นก็กรอกข้อมูลเข้าไปเรื่อยๆ เมื่อต้องกา รออกจากโปรแกรม ก็ทำได้โดยการกด ESC 5.ในส่วนของรายงานแล้ว เมื่อเราต้องการดูรายงานใดก็สามารถเลือกเข้าไปได้เลย โดยสามารถระบุช่วงเวลาได้ด้วย ในบางรายงาน ซึ่งจะมีการถามก่อนเสมอว่าจะให้แสดงทาง file หรือ ทางเครื่อง Print 6.ในส่วนของการปรับปรุง จะมี Submenu ย่อย ซึ่งประกอบด้วย File ให้เลือกปรับปรุงเหมือนกัน โดย ประกอบด้วย - แฟ้มพนักงาน - แฟ้มสินค้า - แฟ้มสำนักพิมพ์ โดยจะแสดงชื่อแฟ้มต่างๆ เหล่านี้ออกมราให้เราเลือกเมื่อมีการเลือก เช่นการ เพิ่ม เมื่อเลือกตรงนี้แล้ว จะ list ชื่อแฟ้มขึ้นมาให้ เมื่อเราปรับปรุงเรียบร้อยแล้ว โปรแกรมก็จะทำการถามว่าท่านต้องการบันทึกข้อ มูลหรือไม่ ก็แล้วแต่ความต้องการของผู้ใช้ และหลังจากนั้นโปรแกรมก็จะถามอีกว่า ท่านต้องการทำงานต่อไปหรือไม่ ก็ตอบไปตา มความต้องการของผู้ใช้ 7.ในส่วนของงานรายงานสรุปก็ทำเช่นเดียวกับในส่วนของรายงาน คือต้องการดูรายงานใดก็เลือกตรงชื่อของรายงา นนั้นได้เลย 8.ในส่วนของงานระบบนั้น การเลือกใช้งานต่างๆ จะมีดังนี้ 8.1.เกี่ยวกับ help จะเป็นการเรียกดูประวัติผู้เขียนโปรแกรม ดูคำอธิบายโครงสร้างโปรแกรม ลักษณะ โปรแกรม รวมทั้งอธิบายถึงเมนู และวิธีการใช้ด้วย 8.2.SCREEN SAVER จะเป็นโปรแกรมที่รักษาสภาพ เครื่อง เมื่อเครื่องพักการทำงาน ซึ่ง SCR EEN SAVER จะมีหลายแบบให้เราเลือกอีกเช่นกัน ซึ่งจะมีการ list ชื่อออกมาให้เลือก 8.3.SECURITY เป็นโปรแกรมที่ป้องกันการเปลี่ยนรหัสเข้าของผู้ใช้ โดยตัวผู้ใช้ผู้ซึ่งรู้รหัสของตัวเอง เท่านั้นที่จะสามารถมาใช้โปรแกรมนี้ได้ ใช้ลบ เพิ่ม แก้ไข ผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ใช้โปรแกรมได้ 8.4.Log File เป็นโปรแกรมที่ทำการบันทึกประวัติการเข้าใช้เครื่องว่า มีใครเข้าใช้บ้าง เป็นระยะเวลาเท่าใด 8.5.COLOR จะเป็นโปรแกรมที่ผู้ใช้สามารถเลือกสีของหน้าจอได้ว่าต้องการให้สีของหน้าจอออกมาเป็น อย่างไร โดยจะมีการ List ชื่อสีต่างๆ ขึ้นมาให้เช่นกัน 8.6.Dos Shell จะเป็นโปรแกรมที่เมื่อผู้ใช้ต้องการออกจากระบบและออกไปสู่ระบบ Dos Command เพื่อใช้โปรแกรมหรือระบบอื่น ก็สามารถออกไปได้ทันทีเลย โดยการเลือกตรงนี้ 8.7.Back Up จะเป็นโปรแกรมสำหรับสำรองข้อมูล 8.8.Source จะเป็นโปรแกรมสำหรับดู Source Program ว่าเป็นอย่างไรบ้าง แต่ไม่สามารถที่จะแก้ไข ได้ ซึ่งจะมีการ List ชื่อ Source Program มาให้ผู้ใช้เลือกใช้ 8.9.เมื่อผู้ใช้ต้องการกลับไปยังเมนูหลัก ก็สามารถที่จะเลือกกลับเมนูได้ เพื่อกลับไปเลือกการทำงานในเมนูย่อยอื่น 9.เมื่อผู้ใช้ต้องการออกจากระบบก็สามารถเลือกที่ออกจากโปรแกรมเพื่อทำการออกจากโปรแกรม ซึ่งจะมีการถามว่า ท่านต้อง การเลิกการทำงานจริงหรือ ถ้าท่านต้องการออกจากโปรแกรม ก็เลือกตรงนี้ได้เลย